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Comment transformer la culture des réunions pour une communication plus efficace et impactante ?

Les réunions sont une composante essentielle du monde professionnel, mais leur inefficacité et leur nombre excessif peuvent poser des défis aux collaborateurs et collaboratrices. Selon une étude de 2023 menée par YouGov et Comet, un·e salarié·e participe en moyenne à 17,7 réunions par semaine, et un·e cadre passerait plus de temps en réunion qu'en vacances. Ces réunions sont souvent critiquées pour leur longueur, leur manque d'efficacité et leur fréquence excessive.


Historiquement, les réunions ont toujours été un moyen de coordination, d'information et de prise de décision au sein des organisations. Cependant, avec l'évolution du Future Of Work, certaines voix se font entendre pour remettre en question leur importance et chercher des alternatives plus efficaces.


Les données du problème révèlent un double constat :

  • d'un côté, une critique omniprésente des réunions pour leur inefficacité

  • de l'autre, une majorité de Français·es qui reconnaissent malgré tout leur utilité.


A quoi ressemblent les réunions ?

Réunions en mode hybride, à distance

Les données compilées dans le référentiel de 2023 de l'OICN sur le portrait-robot de la réunion apportent un éclairage précis sur la réalité des pratiques de réunion au sein des organisations. 

  • 48% des réunions durent moins de deux heures.

  • 15% d’entre elles laissent moins de 30 minutes de battement avec la précédente.

  • 65% se tiennent sur des horaires de bureau mais 22% ont lieu sur la pause méridienne et 2,5% démarrent avant 8h00 ou se terminent après 20h.



En comparaison avec d'autres pays européens, on observe des pratiques différentes en matière de réunions.

Par exemple, dans les pays nordiques comme la Suède et la Norvège, la culture du travail met davantage l'accent sur l'efficacité et la productivité. Les réunions y sont souvent plus courtes, mieux structurées et axées sur la prise de décisions rapides. Cette approche favorise une gestion du temps plus efficiente et une meilleure implication des participant·es.


En Allemagne, les réunions sont également considérées comme un élément essentiel de la communication en entreprise, mais avec une attention particulière à la planification et à l'organisation en amont. Les réunions ont tendance à être plus stratégiques, avec des objectifs précis et des résultats mesurables. Cette approche rigoureuse permet de limiter les réunions inutiles et de maximiser leur impact sur la prise de décisions.


En revanche, dans des pays comme l'Italie ou l'Espagne, les réunions peuvent être perçues comme des moments sociaux autant que professionnels. La convivialité et les échanges informels ont une place importante, ce qui peut parfois ralentir le processus décisionnel.


La critique principale adressée aux réunions en France concerne leur longueur et leur manque d'efficacité. Trop souvent, les réunions s'éternisent, sans objectifs clairs ni résultats concrets. Les participant·es peuvent se sentir démotivé·es et frustré·es par des échanges qui ne semblent pas apporter de réels bénéfices. Ce phénomène est amplifié par le fait que les salarié·es français·es participent en moyenne à un nombre élevé de réunions par semaine, comme l'indique l'étude de 2023 menée par YouGov et Comet.


Mais alors à quoi est dû ce syndrome très français de la réunionite ?


Ce paradoxe entre leur fréquence élevée et les nombreuses critiques qu'elles génèrent peut être attribué à plusieurs facteurs.

En France, la culture du travail et de la communication en entreprise accorde une grande importance à la réunion comme un lieu privilégié d'échange et de décision. Elles sont souvent perçues comme des moments clés pour discuter des projets, aligner les équipes sur les objectifs et maintenir un climat de collaboration. Cependant, cette valorisation de la réunion comme un outil essentiel de travail peut également conduire à un usage excessif et inefficace.

Les critiques formulées soulèvent des questions essentielles sur la manière dont ces rencontres peuvent être optimisées pour garantir une meilleure utilisation du temps et des ressources des collaborateurs et des collaboratrices.


En comparant les données avec les pratiques observées dans d'autres pays européens, il devient possible d'identifier des pistes d'amélioration concrètes pour favoriser des réunions plus efficaces, productives et enrichissantes pour l'ensemble des personnes impliquées dans le processus de collaboration au sein des organisations.


Parmi les conseils, quatre peuvent être formulés pour conduire des réunions plus efficaces : 

> gérer le flux d'information en diversifiant les canaux, 

> optimiser les réunions en réfléchissant à leur nature et leur objectif, 

> séquencer les points d'équipe de manière structurée, 

> favoriser la co-responsabilité en répartissant les rôles clés au sein des réunions.


Et si le fait de repenser la manière dont les réunions sont organisées permettait de réinterroger les pratiques managériales et collaboratives pour une plus grande efficacité et une meilleure utilisation du temps de travail ?



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